Samornia hecht veel waarde aan haar klanten en aan hun privacy en daarom vinden wij het belangrijk om u te informeren hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en waar wij ze voor gebruiken. Wij informeren u ook over uw rechten hierin. In deze Privacy verklaring geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Samornia.

Wij gebruiken bepaalde woorden in deze privacyverklaring. Hieronder leest u wat wij met een aantal van deze woorden bedoelen:  

• Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer.
• Verwerken: alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, opslaan, gebruiken en verwijderen van uw gegevens uit onze administratie.

1. Van wie verwerkt Samornia persoonsgegevens?

Samornia verwerkt persoonsgegevens van klanten, websitebezoekers, medewerkers, leveranciers, externe relaties en sollicitanten.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Samornia B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

Dit zijn onze contactgegevens:

Samornia B.V. Freek Oxstraat, 1063ZS Amsterdam. Telefoonnummer: 020 Bedrijfsregistratie: Kamer van Koophandel nummer 87084120. BTW nummer: NL004353736B84.

3. Waarom verwerkt Samornia persoonsgegevens?

Samornia verwerkt persoonsgegevens voor verschillende doelen. Wij hebben gegevens van u nodig vanwege de contractuele afspraken tussen u en Samornia. Dat is het geval bij:

• Bestellen
• Bezorgen en afhalen
• Retouren
• Reparatie
• Garantie
• Contact met onze Customer Service
• Samornia Zakelijk

Wij vinden het belangrijk dat we u persoonlijke service verlenen. Dat is in uw en ons belang. Daarvoor gebruiken we uw gegevens voor bijvoorbeeld:

• Klanttevredenheidsonderzoek
• Het verbeteren van onze dienstverlening, waaronder het gebruiksgemak van de website
• Contact met onze Customer Service
• Persoonlijk advies (gepersonaliseerde reclame-uitingen)
• Social media
• Fraudepreventie, voorkomen of afhandelen winkeldiefstal
• Camerabeveiliging voor bescherming van uw en onze eigendommen

We zijn wettelijk verplicht om bepaalde gegevens aan andere organisaties door te geven of te bewaren. Dit geldt bijvoorbeeld voor:

• Een gerechtelijk bevel of vonnis
• Een vermoeden van fraude of bij winkeldiefstal
• Administratiegegevens voor de Belastingdienst

En soms heeft u ons toestemming gegeven om uw gegevens te gebruiken. Dit geldt voor:

• Abonneren op de nieuwsbrief
• Het aanvragen van vouchers van partnerwebshops
• Meedoen aan een winactie
• Opstellen van een productreview
• Telefoongesprekken voor trainingsdoeleinden

4. Verwerkt Samornia ook bijzondere persoonsgegevens?

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens.

5. Hoe gaat Samornia met mijn persoonsgegevens om?

Samornia respecteert en beschermt uw persoonsgegevens. We hanteren de volgende regels:

1. We gaan vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om;
2. We bewaren niet meer gegevens dan nodig;
3. We bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is;
4. We beveiligen uw gegevens;
5. We schakelen alleen zorgvuldig geselecteerde derde partijen in;
6. We slaan de gegevens zoveel mogelijk op in de EU.  

We delen persoonsgegevens met derden die door ons zijn ingeschakeld om diensten aan u te leveren. Denk aan bezorgpartners, reparateurs, betaalpartners, communicatiebureau’s en IT-dienstverleners. Deze derden kunnen alleen onze opdracht krijgen als zij voldoen aan onze privacy-voorwaarden. Uw persoonsgegevens kunnen ook worden verstrekt aan derden als wij daar een wettelijke verplichting toe hebben. Bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

Onze website bevat links naar websites van Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest en YouTube. Deze Privacy en cookie Verklaring geldt alleen voor onze website en wij raden u aan het privacy beleid van de websites waarnaar verwezen wordt, ook te raadplegen.

Hoe lang bepaalde gegevens worden bewaard, is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Dit zijn de verwijdertermijnen:

• Camerabeelden verwijderen we na 4 weken. Tenzij we een incident vastleggen. Dan bewaren we de beelden tot dit is afgehandeld.
• Factuur-, betaal- en bestelgegevens in onze administratie verwijderen we na 7 jaar. Deze bewaartermijn is verplicht door de Belastingdienst.

Uw persoonsgegevens worden opgeslagen binnen de Europese Unie. In het uitzonderlijke geval dat persoonsgegevens worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Unie, zorgen we ervoor dat uw privacy op een passende manier beschermd blijft. Wij sluiten in die gevallen speciale overeenkomsten om uw privacy te waarborgen.

6. Welke regels gelden voor Samornia bij de verwerking van persoonsgegevens?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Samornia onder meer gebonden aan:

• Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
• Uitvoeringswet AVG
• Telecommunicatiewet

7. Welke persoonsgegevens verwerkt Samornia van mij?

Samornia verwerkt hoofdzakelijk basale persoonsgegevens zoals naam, adres, woonplaats, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer en betaalgegevens. Deze gegevens zijn noodzakelijk om uw bestelling op een goede manier te kunnen verwerken.

Afhankelijk van de wijze van bestellen of het contact dat u met ons heeft, vragen we u om persoonlijke voorkeuren aan te geven die ons helpen de dienst persoonlijker te maken. Deze voorkeuren zijn meestal optioneel, maar soms ook noodzakelijk omdat ze juist de reden zijn geweest waarom u van die dienst gebruik maakt.

1. Een account op de website
2. Online bestellingen, winkelaankopen en retourzendingen
3. Klantenservice
4. Winactie
5. Product reviews
6. Interior Design Lease
7. Het aanvragen van vouchers van partnerwebshops
8. Deelname loyalty programma (Club Member)
9. Verbeteren dienstverlening
10. B2B afspraken
11. Nieuwsbrief
12. Camerabewaking

1. Een account op de website

U heeft de mogelijkheid om een persoonlijke account aan te maken op de website of in de app. Via uw persoonlijk account heeft u inzicht in uw bestelgeschiedenis, de status van uw retouren en stellen we u in staat om uw gegevens aan te passen (zoals naam, adressen, e-mail en wachtwoord). Daarnaast heeft u inzicht in uw productreviews en kunt u een geschenklijst aanmaken. We verwerken hiervoor de volgende gegevens:

o   Contactgegevens zoals naam, e-mail en telefoonnummer

o   Factuur- en verzendadres

o   Geschenklijst zoals gebeurtenis, bericht, event informatie, registrant informatie en bezorgadres

o   Bestelgeschiedenis (afhankelijk van aankopen)

o   Retouren (afhankelijk van aankopen)

o   Productreviews

Deze gegevens verwerken wij om de overeenkomst met u uit te kunnen voeren. De gegevens bewaren wij voor dit doeleinde totdat u uw account opzegt.

2. Online bestellingen, winkelaankopen en retourzendingen

We gebruiken uw persoonsgegevens om uw online bestellingen (via de webshop of de Samornia app), winkelaankopen en retourzendingen te verwerken en om u te informeren over de leveringsstatus. Hiervoor sluiten we een overeenkomst af en om deze uit te voeren hebben we de volgende gegevens nodig:

o   Accountgegevens (indien de bestelling via de website of de app wordt gedaan)

o   Contactgegevens zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres

o   Factuurgegevens

o   Bestelgegevens

o   Betaalgegevens

o   Eventuele andere gegevens die u opgeeft

Deze gegevens hebben wij nodig om de overeenkomst met u uit te voeren. Voor deze gegevens geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

COVID-19 maatregelen in de winkel

Alleen indien dit wettelijk is vereist, kunnen we bij het boeken van een afspraak of het bezoek aan onze winkel uw achternaam, voornaam, e-mail, adres, telefoonnummer en de periode van uw afspraak verwerken in verband met de verplichte registratie vanwege het coronavirus (COVID-19). De gegevens worden alleen doorgegeven op verzoek van de verantwoordelijke gezondheidsautoriteiten om mogelijke besmettingsroutes op te sporen. Ze worden nadrukkelijk niet gebruikt voor andere doeleinden. Afhankelijk van de wettelijke eisen, worden de gegevens twee tot vier weken bewaard vanaf het moment van uw bezoek. Daarna worden ze verwijderd.

3. Klantenservice

We gebruiken uw persoonsgegevens om uw vragen te beantwoorden, om klachten en garantiezaken voor producten te behandelen en om technische ondersteuningszaken te behandelen via e-mail, onze chatfunctie, telefoon en social media. We kunnen ook contact met u opnemen als er een probleem is met uw bestelling.

Wij verwerken hiervoor de volgende gegevens:

o   Contactgegevens zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer

o   Eventueel bedrijfsgegevens zoals bedrijfsnaam en het vestigingsadres

o   Eventueel accountgegevens

o   Eventueel betaalgegevens

o   Eventueel bestelgeschiedenis

o   Alle correspondentie op dit gebied

Deze gegevens hebben wij nodig om uw vraag of opmerking te kunnen beantwoorden. De gegevens bewaren wij zolang je klant bent bij ons.

4. Winactie

We kunnen u de mogelijkheid bieden om deel te nemen aan een winactie, wedstrijd of andere promotie. Sommige van deze promoties bevatten aanvullende regels met informatie over hoe we uw persoonsgegevens zullen gebruiken en openbaar maken.

We verwerken uw gegevens wanneer u deelneemt aan een winactie. Uw persoonsgegevens worden gebruikt om contact op te nemen met de winnaar van de winactie. Daarnaast kunnen we uw naam publiceren in onze nieuwsbrief, op onze social media pagina’s en op onze website. Wij hebben er belang bij dat onze volgers weten dat de actie door iemand is gewonnen.

Wij verwerken hiervoor de volgende gegevens:

o   Contactgegevens zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer

o   Informatie die u verstrekt t.b.v. de winactie

5. Product reviews

Wij bieden u de mogelijkheid om productreviews op te stellen over onze producten. Productreviews worden getoond bij onze producten op de website. Bij de review verwerken we de volgende gegevens:

o   Naam (of nickname)

o   Samenvatting

o   Review

o   Score betreffende prijs, kwaliteit en prijs/kwaliteitverhouding

o   Ik raad dit product aan

De review bewaren wij op de website totdat het product uit ons assortiment verdwijnt, of als je je toestemming voor de product review intrekt.

6. Verbeteren dienstverlening

We verwerken uw gegevens om onze producten en dienstverlening te evalueren en te verbeteren voor al onze klanten.

We verwerken de volgende soorten persoonsgegevens als u ervoor heeft gekozen dit met ons te delen:

o   Contactgegevens zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer

o   Uw vragen en opmerkingen

o   Klachten

o   Antwoorden klanttevredenheidsonderzoek

We bewaren uw gegevens zolang u klant bent.

10. B2B afspraken

Wanneer u werkt voor een bedrijf en Samornia en het bedrijf waarvoor u werkt een overeenkomst met elkaar hebben gesloten of willen gaan sluiten, verwerken wij uw persoonsgegevens om contact met u te kunnen onderhouden over de overeenkomst.

De verwerken de volgende gegevens:

o   contactgegevens

o   inhoud van de communicatie

Deze gegevens verwerken wij om de overeenkomst met het bedrijf waarvoor je werkt uit te kunnen voeren. Wij bewaren deze gegevens zolang het contract tussen Samornia en het bedrijf waarvoor u werkt loopt, tot maximaal 2 jaar daarna.

11. Nieuwsbrief

Samornia verzendt periodiek een nieuwsbrief per e-mail. In deze e-mail informeertSamornia u over de nieuwste producten, nieuwe ontwikkelingen, aanbiedingen en tips voor gebruik van Samornia producten. Wij sturen deze nieuwsbrief alleen als je je daarvoor hebt aangemeld. Wij kunnen de volgende persoonsgegevens gebruiken bij het verzenden van de nieuwsbrief:

o   e-mailadres;

o   geslacht;

o   naam;

o   geboortedatum.

Deze gegevens gebruiken wij voor het verzenden van de nieuwsbrief. We bewaren deze gegevens totdat je je afmeldt. Afmelden voor de nieuwsbrief kan via een directe link in de nieuwsbrief.

Wanneer je geen enkele uiting meer van Samornia wilt ontvangen, kunt u altijd bezwaar maken tegen direct marketing.

12. Camerabewaking

In onze winkel of opslag wordt gebruik gemaakt van camerabewaking om uw en onze eigendommen en veiligheid te bewaken. De beelden die gemaakt worden, worden slechts geraadpleegd als er een gerede aanleiding voor is, bijvoorbeeld bij een vermoeden van een misdrijf. De beelden zijn slechts voor enkele (leidinggevende) medewerkers toegankelijk en worden na 4 weken automatisch verwijderd.

Wanneer er sprake is van een vermoeden van een misdrijf, bijvoorbeeld diefstal of fraude, kunnen wij de beelden die betrekking hebben op het incident delen met bevoegde instanties.

8. Kan ik zien welke persoonsgegevens Samornia van mij verwerkt?

Via uw eigen Mijn Account op onze website heeft u inzage in een groot deel van de over u verwerkte persoonsgegevens. Enkele van deze gegevens kunt u zelf wijzigen.

Heeft u geen Mijn Account en/of wilt u inzicht in alle persoonsgegevens die Samornia van u verwerkt, dan kunt u altijd contact met ons opnemen. U heeft de volgende rechten:

o   uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen;

o   inzage in de persoonsgegevens die we hebben;

o   laten corrigeren van fouten;

o   laten verwijderen van je (verouderde) persoonsgegevens;

o   intrekken van toestemming;

o   bezwaar maken tegen een bepaald gebruik;

o   overdraagbaarheid van gegevens.

Samornia is verplicht uw persoonsgegevens te verwijderen na het verlopen van de wettelijke bewaartermijn of als wij uw gegevens niet langer nodig hebben. Daarnaast kunt u een verzoek tot verwijdering indienen. Indien u uw gegevens wilt laten verwijderen (maar ook als u een ander verzoek hebt met betrekking tot uw gegevens) kunt u ons een e-mail sturen. Om er zeker van te zijn dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen, vragen we om hierbij (zoveel mogelijk van) de volgende gegevens te verstrekken:

o   NAW gegevens.

o   Klantnummer(s).

o   E-mailadres.

o   Ordernummer, reparatienummer

o   Welke gegevens er verwijderd, gewijzigd of overgedragen moeten worden.

We zullen uw gegevens verwijderen, als dat redelijkerwijs mogelijk is. Soms is dat niet mogelijk, bijvoorbeeld als:

o   u een lopende zaak hebt bij ons Customer Service;

o   u een openstaande bestelling hebt die nog niet of gedeeltelijk is verzonden;

o   u een nog niet afgewikkelde schuld hebt bij Samornia, ongeacht de betalingswijze;

o   de wettelijke bewaartermijn nog niet is verstreken.

Als u toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u deze toestemming op elk moment intrekken. Uw gegevens worden vanaf het moment van intrekken van uw toestemming door ons geblokkeerd. Uitschrijven voor de nieuwsbrief kan gemakkelijk met de afmeldlink in de nieuwsbrief.

Alle bovengenoemde verzoeken kunt u sturen naar info@samornia.com. Uw verzoek wordt binnen een maand beantwoord.

9. Waar kan ik terecht met een vraag of een klacht?

Mocht u een vraag of opmerking hebben over de verwerking van persoonsgegevens door Samornia, dan kunt u:

• bellen met Samornia Customer Service op 020 
• een e-mail sturen naar info@samornia.com.

Heeft u een klacht over de verwerking van persoonsgegevens, dan u kunt u een e-mail sturen naar info@samornia.com. U ontvangt binnen een maand een schriftelijke reactie op uw klacht. Bent u niet tevreden met het antwoord, dan kunt u:

1. een procedure starten bij de rechtbank.
2. een verzoek indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in het geschil met ons.

10. Kan Samornia dit document wijzigen?

De Privacy Verklaring kan van tijd tot tijd wijzigen. Als er nieuwe ontwikkelingen zijn of als de wetgeving wijzigt, dan passen wij de Privacy Verklaring daarop aan. De meest actuele versie van onze Privacy Verklaring kunt u steeds terugvinden op de website.

Datum laatste wijziging: 25 april 2023